A assinatura digital veio como uma solução inteligente em tempos de pandemia. Isso porque ela oferece vantagens tanto para os profissionais de RH quanto para toda a empresa. Assim, conheça as facilidades que essa medida pode trazer para o seu negócio.
Saiba o que é e como funciona a assinatura digital
Com tantos colaboradores atuando em regime de home office, essa tecnologia veio para facilitar a rotina de uma empresa.
Isso porque ajuda a reduzir a burocracia, bem como a pilha interminável de papéis que uma contratação exige, por exemplo. Dessa forma, é possível criar contratos e assiná-los, sem precisar se deslocar pessoalmente. Além disso, há uma redução significativa de custos para a empresa, em logística, correios e tempo gasto antes para a assinatura em pessoa.
Não se preocupe, pois é um processo seguro e que conta com medidas, a fim de assegurar isso, veja quais são a seguir.
Integridade
Graças ao horário e a data informados no documento, garante-se que nada foi mudado, depois da assinatura digital.
Autenticidade com assinatura digital
O IP do aparelho usado pela pessoa na assinatura fica em registro. Por isso, é possível assegurar a identidade de quem assinou o papel.
Entenda a legalidade de uma assinatura digital
Muitos questionam a validade jurídica dessa ação. Assim, além de segura e muito prática, ela também é legal, de acordo com a Medida Provisória 2.200/2001-2.
O objetivo da mesma é criar um diferencial entre o nome assinado de modo digital e outras medidas eletrônicas. Portanto, dando a ela valor legal com o mesmo peso de uma assinatura registrada em cartório.
Para que um negócio cresça e se torne cada vez mais competitivo no mercado, é essencial automatizar todos os seus processos, começando pela assinatura.
As vantagens da assinatura digital para o setor de RH
Para aumentar a produtividade da sua empresa, em especial, dessa área, invista em tecnologias inovadoras e eficientes. Por exemplo, comece com essa e veja desde já, uma melhora na gestão de seus funcionários e do seu negócio no geral.
Com essa ferramenta, a empresa faz o controle do ponto eletrônico, a geração e a assinatura da Folha de Ponto dos funcionários de qualquer lugar, por meio de qualquer aparelho. A fim de se convencer da produtividade de todo esse processo, confira os principais benefícios nos tópicos a seguir.
1 – Acelera o recrutamento de novos funcionários
O tempo de admissão é menor, dessa forma, ele não precisa ficar esperando semanas até iniciar no emprego.
2 – Maior produtividade na assinatura digital
Esse é o foco de qualquer empresa. Desde a apuração e cálculo das horas trabalhadas, até a geração da folha de ponto, envio e assinatura por cada colaborador. Então, chega de gastar hora extra em busca de relatórios extraviados.
Com a assinatura digital, há uma economia de tempo e recursos sem igual, de fato, com ela, os trabalhadores focam no que é mais importante.
3 – Melhora na gestão de dados
Com os documentos em um único sistema, o setor fica muito mais organizado, otimizado e diversas pessoas podem acessá-los a qualquer momento.
4 – Redução de custos
Em tempos de crise econômica, é essencial cortar gastos, logo, com a assinatura virtual é possível economizar nas despesas, afinal:
- Há um menor gasto com logística;
- Impressão de papéis;
- Armazenamento de documentos;
- Tempo! Horas e dias preciosos das pessoas envolvidas na gestão e assinatura.
5 – Mais rapidez nos processos
Com esse tipo de ferramenta, a papelada é assinada e aprovada de forma muito mais ágil, o que ajuda na eficiência.
Veja como aplicar esse processo digital em seu RH
Existem empresas que oferecem essa funcionalidade e contam com certificados digitais para que você faça uso desse recurso. Uma delas é a Ponto Now, que oferece o serviço controle e gestão de ponto, incluindo a assinatura digital, o que dá mais transparência, economia de tempo e dinheiro para o seu negócio.
Antes desse sistema, o tempo para o fechamento do ponto de uma empresa, por exemplo, era de até seis dias. Agora, isso é possível em somente quatro horas.
Ela está dentro da lei e autorizada pela Portaria n. 373/2011 do MTE, para adotar sistemas alternativos de controle de ponto eletrônico.
