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Home office: como manter a produtividade e profissionalismo

Com a pandemia de Covid-19, causada pelo novo coronavírus, governos adotaram o isolamento social como uma das principais medidas para diminuir a circulação de pessoas nas ruas. Para as empresas não significa interromper suas operações, elas podem funcionar remotamente, a exemplo do trabalho de home office. A tecnologia se torna indispensável no momento atual.

Para alguns setores o trabalho remoto já era normal. No entanto, para outros e provavelmente a grande maioria, essa é uma nova realidade. Em especial aqueles setores e negócios onde há muito relacionamento. Preparamos esse artigo recheado de dicas para ajudar sua empresa a alcançar a mesma produtividade e profissionalismo na prática, mantendo a distância física recomendada pelos médicos.

Tecnologia e comunicação são essenciais

Antes de exigir que seus colaboradores trabalhem remotamente e façam home office, a empresa deve prover os meios necessários para que as pessoas trabalhem. Aí é que a tecnologia vira protagonista, seja através das ferramentas já usadas anteriormente ou adotando outras novas. Isso não significa sistemas caros, existem inúmeras opções gratuitas que funcionam perfeitamente, vamos mostrá-las mais abaixo.

De preferência, buscar os serviços e sistemas de gestão online hospedados em nuvem, o que permite o acesso e distribuição dos softwares / apps aos colaboradores desejados, sem o entrave de instalação em uma máquina ou servidor físico.

O trabalho de home office, como também o isolamento social, tem um período de adaptação que é normal para os novatos nessa prática. Portanto, além das ferramentas que facilitam na operação, o outro componente essencial é a comunicação.

A relação entre os líderes e subordinados do negócio deve ser de proximidade, de constante contato, para garantir alinhamento nas expectativas. Isso ajuda a identificar empecilhos que podem atrapalhar a performance da equipe. Diversas ferramentas de videoconferência, chat ou gestão de projetos possibilitam esse contato facilmente.

Trabalho remoto: tecnologias e ferramentas disponíveis

Confira abaixo sugestões de ferramentas e tecnologias disponíveis atualmente que vão descomplicar a vida da sua equipe enquanto trabalham em casa.

ERP na nuvem

Se a sua empresa ainda não tem um ERP na nuvem, é bem provável que estejam considerando as opções do mercado nesse exato minuto.

Como já falamos acima, os ERP na nuvem são o ideal para o momento pois as informações são acessíveis pela internet de qualquer dispositivo, desde que a pessoa tenha autorização.

As informações de um ERP devem ser acompanhados diariamente por gestores e equipe financeira. Por isso, se ele for 100% online as pessoas poderão continuar acessando remotamente enquanto no home office.

Laptops e smartphones

Por questões de segurança dos dados e também de performance, os notebooks são uma solução mais prática do que desktops. A configuração dentro dos padrões da empresa, assim como a mobilidade e instalação em casa ou no local do home office é uma facilidade.

Controle de jornada

Muito importante no cenário normal, se torna indispensável no trabalho remoto & home office. Tanto por questões de segurança trabalhista para a empresa, como também para a produtividade da equipe. Sem esquecer a visibilidade para o RH trabalhar à distância e em tempo real.

A Ponto Now é 100% online, com opções para registro de ponto por aplicativo, web (internet) ou ligação de telefone, simples de usar e preço super acessível. Além disso oferece 14 dias de teste grátis sem compromisso.

Gestão de projetos

Solução para um dos principais desafios das equipes que fazem trabalho remoto – o alinhamento das tarefas. Para otimizar a produtividade do seu time os gestores precisam estar atualizados sobre as tarefas dos projetos em tempo real.

Existem ótimas ferramentas e muitas opções para gestão de projetos, algumas mais direcionadas para certos setores. Veja as ferramentas mais conhecidas:

  • Jira – tem plano gratuito para até 10 usuários;
  • Asana – tem plano gratuito para até 15 usuários;
  • Trello – tem plano básico gratuito;
  • Zoho – oferece um pacote de aplicativos para o home office até 1 de junho;
  • Runrun.it – tem plano gratuito para até 5 usuários
  • Monday

Reuniões online

Por mais que o ideal seja não exagerar no número de reuniões para uma melhor produtividade, elas são necessárias. Os supervisores principalmente devem fazer follow-ups diários, desde que sejam curtos. O acompanhamento das metas também, afinal elas continuam existindo no home office. Confira alguns aplicativos e ferramentas, na sua maioria gratuitas:

  • Google Hangouts – gratuito, parte da Google Suíte;
  • Zoom – possui plano gratuito;
  • Microsoft Teams – possui versão gratuita devido a pandemia;
  • Skype – gratuito;
  • Discord – gratuita, usada para jogos online;
  • WebEx – oferece 14 dias de teste grátis.

Chats

Também importante como as videoconferências, para mensagens rápidas e instantâneas quando mais urgente. Atenção quanto ao sigilo das informações ou dados de clientes. Veja algumas ferramentas:

PABX Virtual

Neste momento uma PABX Virtual pode ser importantíssimo para atender clientes e transferir ligações para ramais de pessoas trabalhando em suas casas. Nesse caso, é necessário certificar-se sobre a qualidade da conexão nas casas de colaboradores, para garantir um bom atendimento aos clientes. Algumas opções:

  • 3CX – plano grátis por 3 anos devido à pandemia;
  • Locaweb – valor condicionado ao número de ramais.

Outras tecnologias

O compartilhamento de arquivos é outra parte essencial dos negócios hoje em dia. Documentos, contratos, artigos, planilhas, vídeos e a lista se estende para muitos outros formatos que são enviados diariamente entre colaboradores. Dentre as ferramentas existem Dropbox e Google Drive entre outroas.

O CRM (customer relationship management) é fundamental para euqipes de vendas e marketing, centralizando as tarefas e informações das leads geradas e muito mais. Dentre as soluções tem Pipedrive, Agendor, Leadlovers e Resultados Digitais.

Como trabalhar de home office

Não basta apenas ferramentas para tornar o trabalho remoto produtivo. O esforço deve ser coletivo para que a eficiência reduza o mínimo possível. Isso envolve a adaptação de hábitos praticados no ambiente de trabalho, alguns precisam ser mantidos e outros mudados completamente.

Confira uma série de dicas importantes para manter o nível de excelência da sua atividade durante a reclusão!

Dicas e boas práticas

  1. Mantenha algumas rotinas-chave da sua jornada de trabalho habitual: inicie e encerre o expediente nos horários comuns e vista-se como se fosse para a empresa ou receber um cliente;
  2. Reuniões de pijama? Nem pensar! É necessário ter profissionalismo, mesmo trabalhando em casa. Se vai participar de uma reunião, vista-se de acordo com o que a ocasião demandaria presencialmente;
  3. Comunique-se constantemente com seus colegas e líderes: para que os processos não se atrapalhem e as prioridades sejam mantidas, fale com seus líderes diariamente. Converse com seus colegas também, tanto para saber sobre o trabalho, quanto para saber se estão lidando bem com o home office;
  4. Faça apenas reuniões necessárias: reduza o número de reuniões longas e desnecessárias. Se o assunto pode ser contemplado em um e-mail ou resolvido por mensagens, não há necessidade de tomar o tempo dos outros em uma videoconferência;
  5. Fique em um lugar confortável e apropriado: não trabalhe deitado na cama ou em posições desconfortáveis. Em médio prazo, o desconforto pode resultar em dores musculares. Também, se possível, evite ficar em lugares barulhentos, que possam atrapalhar sua concentração;
  6. Seja compreensivo! Nem todo mundo tem escritórios ou mora em casas grandes o suficiente para se isolar do resto dos moradores. Além disso, ficando em casa, seus colegas podem estar cuidando de filhos, por exemplo. Seja compreensivo se algo atrapalhar uma videoconferência;
  7. Forneça os equipamentos necessários: como já descrito acima, não é recomendado que colaboradores utilizem seus equipamentos pessoais. Assim, os gestores devem fornecer os materiais necessários para seus funcionários desempenharem suas funções;
  8. Não fique 8h diretas olhando para o computador: mesmo durante o expediente, você certamente olha para o lado, conversa com seus colegas e levanta da cadeira. Trabalhar não deve ser uma experiência excruciante, continue com essas práticas mesmo estando em casa.

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