Com a pandemia de Covid-19, causada pelo novo coronavírus, governos adotaram o isolamento social como uma das principais medidas para diminuir a circulação de pessoas nas ruas. Para as empresas não significa interromper suas operações, elas podem funcionar remotamente, a exemplo do trabalho de home office. A tecnologia se torna indispensável no momento atual.
Para alguns setores o trabalho remoto já era normal. No entanto, para outros e provavelmente a grande maioria, essa é uma nova realidade. Em especial aqueles setores e negócios onde há muito relacionamento. Preparamos esse artigo recheado de dicas para ajudar sua empresa a alcançar a mesma produtividade e profissionalismo na prática, mantendo a distância física recomendada pelos médicos.
Tecnologia e comunicação são essenciais
Antes de exigir que seus colaboradores trabalhem remotamente e façam home office, a empresa deve prover os meios necessários para que as pessoas trabalhem. Aí é que a tecnologia vira protagonista, seja através das ferramentas já usadas anteriormente ou adotando outras novas. Isso não significa sistemas caros, existem inúmeras opções gratuitas que funcionam perfeitamente, vamos mostrá-las mais abaixo.
De preferência, buscar os serviços e sistemas de gestão online hospedados em nuvem, o que permite o acesso e distribuição dos softwares / apps aos colaboradores desejados, sem o entrave de instalação em uma máquina ou servidor físico.
O trabalho de home office, como também o isolamento social, tem um período de adaptação que é normal para os novatos nessa prática. Portanto, além das ferramentas que facilitam na operação, o outro componente essencial é a comunicação.
A relação entre os líderes e subordinados do negócio deve ser de proximidade, de constante contato, para garantir alinhamento nas expectativas. Isso ajuda a identificar empecilhos que podem atrapalhar a performance da equipe. Diversas ferramentas de videoconferência, chat ou gestão de projetos possibilitam esse contato facilmente.
Trabalho remoto: tecnologias e ferramentas disponíveis
Confira abaixo sugestões de ferramentas e tecnologias disponíveis atualmente que vão descomplicar a vida da sua equipe enquanto trabalham em casa.
ERP na nuvem
Se a sua empresa ainda não tem um ERP na nuvem, é bem provável que estejam considerando as opções do mercado nesse exato minuto.
Como já falamos acima, os ERP na nuvem são o ideal para o momento pois as informações são acessíveis pela internet de qualquer dispositivo, desde que a pessoa tenha autorização.
As informações de um ERP devem ser acompanhados diariamente por gestores e equipe financeira. Por isso, se ele for 100% online as pessoas poderão continuar acessando remotamente enquanto no home office.
Laptops e smartphones
Por questões de segurança dos dados e também de performance, os notebooks são uma solução mais prática do que desktops. A configuração dentro dos padrões da empresa, assim como a mobilidade e instalação em casa ou no local do home office é uma facilidade.
Controle de jornada
Muito importante no cenário normal, se torna indispensável no trabalho remoto & home office. Tanto por questões de segurança trabalhista para a empresa, como também para a produtividade da equipe. Sem esquecer a visibilidade para o RH trabalhar à distância e em tempo real.
A Ponto Now é 100% online, com opções para registro de ponto por aplicativo, web (internet) ou ligação de telefone, simples de usar e preço super acessível. Além disso oferece 14 dias de teste grátis sem compromisso.
Gestão de projetos
Solução para um dos principais desafios das equipes que fazem trabalho remoto – o alinhamento das tarefas. Para otimizar a produtividade do seu time os gestores precisam estar atualizados sobre as tarefas dos projetos em tempo real.
Existem ótimas ferramentas e muitas opções para gestão de projetos, algumas mais direcionadas para certos setores. Veja as ferramentas mais conhecidas:
- Jira – tem plano gratuito para até 10 usuários;
- Asana – tem plano gratuito para até 15 usuários;
- Trello – tem plano básico gratuito;
- Zoho – oferece um pacote de aplicativos para o home office até 1 de junho;
- Runrun.it – tem plano gratuito para até 5 usuários
- Monday
Reuniões online
Por mais que o ideal seja não exagerar no número de reuniões para uma melhor produtividade, elas são necessárias. Os supervisores principalmente devem fazer follow-ups diários, desde que sejam curtos. O acompanhamento das metas também, afinal elas continuam existindo no home office. Confira alguns aplicativos e ferramentas, na sua maioria gratuitas:
- Google Hangouts – gratuito, parte da Google Suíte;
- Zoom – possui plano gratuito;
- Microsoft Teams – possui versão gratuita devido a pandemia;
- Skype – gratuito;
- Discord – gratuita, usada para jogos online;
- WebEx – oferece 14 dias de teste grátis.
Chats
Também importante como as videoconferências, para mensagens rápidas e instantâneas quando mais urgente. Atenção quanto ao sigilo das informações ou dados de clientes. Veja algumas ferramentas:
- Slack – grátis por período limitado;
- WhatsApp – gratuito;
- Rocket Chat – tem plano gratuito;
- Telegram – gratuito.
PABX Virtual
Neste momento uma PABX Virtual pode ser importantíssimo para atender clientes e transferir ligações para ramais de pessoas trabalhando em suas casas. Nesse caso, é necessário certificar-se sobre a qualidade da conexão nas casas de colaboradores, para garantir um bom atendimento aos clientes. Algumas opções:
Outras tecnologias
O compartilhamento de arquivos é outra parte essencial dos negócios hoje em dia. Documentos, contratos, artigos, planilhas, vídeos e a lista se estende para muitos outros formatos que são enviados diariamente entre colaboradores. Dentre as ferramentas existem Dropbox e Google Drive entre outroas.
O CRM (customer relationship management) é fundamental para euqipes de vendas e marketing, centralizando as tarefas e informações das leads geradas e muito mais. Dentre as soluções tem Pipedrive, Agendor, Leadlovers e Resultados Digitais.
Como trabalhar de home office
Não basta apenas ferramentas para tornar o trabalho remoto produtivo. O esforço deve ser coletivo para que a eficiência reduza o mínimo possível. Isso envolve a adaptação de hábitos praticados no ambiente de trabalho, alguns precisam ser mantidos e outros mudados completamente.
Confira uma série de dicas importantes para manter o nível de excelência da sua atividade durante a reclusão!
Dicas e boas práticas
- Mantenha algumas rotinas-chave da sua jornada de trabalho habitual: inicie e encerre o expediente nos horários comuns e vista-se como se fosse para a empresa ou receber um cliente;
- Reuniões de pijama? Nem pensar! É necessário ter profissionalismo, mesmo trabalhando em casa. Se vai participar de uma reunião, vista-se de acordo com o que a ocasião demandaria presencialmente;
- Comunique-se constantemente com seus colegas e líderes: para que os processos não se atrapalhem e as prioridades sejam mantidas, fale com seus líderes diariamente. Converse com seus colegas também, tanto para saber sobre o trabalho, quanto para saber se estão lidando bem com o home office;
- Faça apenas reuniões necessárias: reduza o número de reuniões longas e desnecessárias. Se o assunto pode ser contemplado em um e-mail ou resolvido por mensagens, não há necessidade de tomar o tempo dos outros em uma videoconferência;
- Fique em um lugar confortável e apropriado: não trabalhe deitado na cama ou em posições desconfortáveis. Em médio prazo, o desconforto pode resultar em dores musculares. Também, se possível, evite ficar em lugares barulhentos, que possam atrapalhar sua concentração;
- Seja compreensivo! Nem todo mundo tem escritórios ou mora em casas grandes o suficiente para se isolar do resto dos moradores. Além disso, ficando em casa, seus colegas podem estar cuidando de filhos, por exemplo. Seja compreensivo se algo atrapalhar uma videoconferência;
- Forneça os equipamentos necessários: como já descrito acima, não é recomendado que colaboradores utilizem seus equipamentos pessoais. Assim, os gestores devem fornecer os materiais necessários para seus funcionários desempenharem suas funções;
- Não fique 8h diretas olhando para o computador: mesmo durante o expediente, você certamente olha para o lado, conversa com seus colegas e levanta da cadeira. Trabalhar não deve ser uma experiência excruciante, continue com essas práticas mesmo estando em casa.
